Zitat- und Literaturverwaltung mit Word

Für die Quellenverwaltung und einheitliche, fehlerfreie Zitierformate gibt es nichts Besseres als ein ordentliches Literaturverwaltungs-programm, und davon gibt es – auch kostenlos – viele (z.B. Basisversion Citavi, WibTex, Lit-Link, JabRef, Bibliographix, LiteRat, Biblioexpress, u.a.). Zu den altbekannten gesellen sich neuerdings Browser-gestützte, auch Web 2.0-fähige Programme wie Zotero. 

Aber: Für kleinere Belegarbeiten und Projekte reicht dagegen meistens die kleine Lösung, nämlich über die eingebauten Funktion in der Textverarbeitung. Hier geht es speziell um das meist verwendete MS Word 2007 / 2010 (OpenOffice bietet aber ebenfalls eine Literaturverwaltung).

Im Menüreiter "Verweise" (Abbildung links) findet sich die Funktionsrubrik "Zitate und Literaturverzeichnis". Das wichtigste Feature ist zunächst einmal der "Quellen-Manager", eine Art Masterquellenliste. Hier müssen die bibliographischen Daten erfasst werden (Autor, Titel usw.). Die Verzeichnisfelder unterscheiden sich nach Quellenart (Buch, Buchabschnitt, Zeitschriftenaufsatz, Zeitungsartikel, Webdokument u.a.). Wichtig: Öffnen Sie ggf. "Alle Literaturverzeichnisfelder anzeigen", um zusätzliche Infos einzugeben.

Neu angelegte Quellen werden im linken Feld angezeigt (Abbildung links, Feld 1 - Masterliste). Die Masterliste kann man auch für andere Texte verwenden, z.B. für eine weitere Belegarbeit.

Zitieren Sie eine Quelle, wird sie ins Feld 2 (Aktuelle Liste) kopiert. Das ist sozusagen das Protokoll aller tatsächlich verwendeten Quellen. (Während der normalen Textarbeit muss der Quellen-Manager nicht geöffnet sein.)

Im Quellen-Manager wird im Fenster unten zudem eine Vorschau auf das Im-Text-Zitat (Feld 3) und auf den Eintrag im Literaturverzeichnis (Feld 4) gegeben.

Sie können also auch die "Optik" leicht kontrollieren. Gerade die richtige Formatierung treibt vielen Studenten den Schweiß auf die Stirn – aber Word übernimmt die nervige Aufgabe und sichert die Einheitlichkeit sowohl beim Zitatbeleg als auch bei der Erstellung des Quellenverzeichnisses am Schluss der Arbeit. So sollte eigentlich nichts schiefgehen, vorausgesetzt, die Daten wurden vollständig erfasst (sonst gilt das alte Computer-Motto: "Garbage in, garbage out").

Die Minimalanforderung in studentischen Arbeiten ist, dass ein einheitliches, konsistentes System für die Zitation benutzt wird. Das Problem ist gelöst, jedoch noch nicht die Frage, nach welchen Richtlinien (Zitationsstil) formatiert wird.

Word bietet von Haus aus 8 verschiedene Formatvorlagen, also Zitationsstile, an (siehe Abbildung), teilweise in 2 Varianten.

Wenn Sie den Zitationsstil für alle Quellen wechseln müssen/wollen, ist das mit ein paar Klicks getan. Sie müssen also nicht mehr auf Web-Helferlein wie CitationMachine, EasyBib o.ä. zurückgreifen. So weit, so gut.

Doch zeigt sich, dass Word eben kein vollwertiges Literaturverwaltungsprogramm ist. Erstens ist die Vorauswahl der Quellenarten eingeschränkt, zweitens: Wo Citavi & Co Hunderte Zitationsstile zur Auswahl anbieten, sind es hier nur wenige. Sie zu ergänzen, ist mit "Stylesheets" (XLS) möglich, aber eine Fummelei für computeraffine Bastler. Da bietet Microsoft kaum Service.

Für deutsche Studenten (und Professoren) ist die Auswahl nicht so erfreulich, denn die internationalen Zitationsstile sind noch längst nicht überall Standard. Hier heißt es, von alten deutschen Gewohnheiten Abschied zu nehmen – oder verzichten. 

Aus den USA importiert, werden die auch in Europa inzwischen weitverbreiteten Zitationsstile APA, Chicago/Turabian und MLA bei Word mitgeliefert. Außerdem ISO 690 (International Standardization Organization, das internationale Gegenstück zu DIN). Daneben bietet Word Standards aus Russland (GOST), China (GB7714) und Japan (SIST02), was allerdings in Deutschland nicht in Frage kommt.

DIN1505, Duden oder gar deutsche juristische Zitationsstile sucht man vergeblich. Solange dem betreuenden Professor der Zitationsstil egal ist, kein Problem. Wird aber ein spezieller verlangt, der bei Word nicht eingebaut ist, bleibt nichts anderes übrig, als entweder (a) umständlich XLS-Stylesheets zu erstellen oder, wohl häufiger, (b) das automatisch erstellte Literaturverzeichnis hinterher per Hand umzubauen, und die Zitatformatierung möglicherweise ebenfalls. Das ist natürlich nicht der Sinn der Sache!

Wenn es also absehbar mit dem Zitationsstil Probleme mit dem Betreuer geben könnte: Erstens mit dem Professor sprechen, ob dieser einen der Word-Zitationsstile akzeptiert; und wenn nicht, zweitens doch darüber nachdenken, ein externe Literaturverwaltung zu verwenden. Schnittstellen zu Word sind überall eingebaut, so dass sich die Daten leicht exportieren lassen. Die Bequemlichkeit der integrierten Word-Literaturverwaltung ist dann aber dahin.

• Eine ausführliche Beschreibung der Word-Literaturverwaltung finden Sie bei Microsoft Office Support.

Angesichts der Beschränkungen in Word sollte man bei größeren Projekten auf jeden Fall über reguläre Literaturverwaltungsprogramme nachdenken. Sie sind recht leistungsfähig, vielseitig und auch für Computeramateure recht schnell und einfach bedienbar. Für Abschlussarbeiten mit viel Literatur und sonstigen Quellen ist das ein wichtiges und eigentlich kaum noch verzichtbares Hilfsmittel – insbesondere deshalb, weil sich nicht nur die bibliographischen Daten, sondern auch Zitate, Anmerkungen und vieles mehr managen lassen (d.h., man kann effektiv im eigenen Rechercheschatz suchen, das spart viel Zeit). Aus Tausenden Bibliotheksdatenbanken lassen sich online vollständige Datensätze einlesen. Anderswo heruntergeladene Volltext-PDF lassen sich einbauen. Auch bei den Ausgabeformaten hat man eine große Auswahl. Undundund.